سكرتيرة تنفيذية السكرتارية والمساندة الإدارية - الدمام

التفاصيل

سكرتيرة تنفيذية السكرتارية والمساندة الإدارية
الهدف و الهدف من الوظيفة: - تنفيذ الخطط و التوجيهات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب الإدارة العليا ومساعدة المدير العام و المدير التنفيذى فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب الإدارة العليا الرئيس المباشر: - أعضاء مجلس الإدارة - المدير العام - المدير التنفيذى - مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر) المهام و المسئوليات: - ينوب عن مدير مكتب المدير العام فى حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب - إعداد جدول الأوقات و الأعمال الشهرى الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى - إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام و المدير التنفيذى - المحافظة على المظهر العام لمكتب الإدارة العليا من حيث النظافة و التنسيق - إستقبال زوار الإدارة العليا و الترحيب بهم - تنسيق جدول أوقات المقابلات الخاص بالمدير العام و المدير التنفيذى - تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا - حفظ و صيانة كافة الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها - إستلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم الإدارة العليا و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات - إستلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكترونى الخاصة بالإدارة العليا و فهرسة هذه الرسائل - تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب الإدارة العليا و فهرسة الفاكسات الصادرة - كتابة محاضر كافة الإجتماعات و الجلسات و التى المدير العام أو المدير التنفيذى طرفاً فيها - التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية و تنسيق و إعداد كل الوثائق و المستندات التى تخص موضوع الإجتماع - مساعدة الإدارة العليا فى كافة الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى - إستقبال و إجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين - تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام أو المدير التنفيذى و متابعة قرار المدير العام أو المدير التنفيذى بشأنها و تسجيلها فى السجلات الخاصة بها - التأكد من أن كافة الأجهزة المكتبية و الكهربائية فى حالة صالحة باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لكافة الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب الإدارة العليا - التأكد من توافر كافة الأدوات المكتبية و الكتابية للإدارة العليا و أفراد العمل بمكتب الإدارة العليا - توجيه الدعوات للمشاركين فى الإجتماعات التى يدعو لعقدها المدير العام أو المدير التنفيذى و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة - حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا و تنظيم رحلات العمل - تعليم و توجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته و تقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم - كتابة تقرير أسبوعى لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمدير المكتب - كافة ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية - السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ كافة سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية و كافة أعماله تخضع للمراجعة الداخليةحسن المظهر لبق الكلاماجادة اللغة الانجليزيةالقابلية للسفر والتنقلمدى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)

مميزات الوظيفة

- دوام كامل

شروط الوظيفة

- يشترط الخبرة في مجال العل