وصف الوظيفة
التفاصيل
سكرتير السكرتارية والمساندة الإدارية- مطلوب سكرتير لديه المام بكافة مهام السكرتارية التنفيذية بمكة المكرمة المهام: - إعداد جدول الأوقات والأعمال الشهري الخاص بالرئيس التنفيذي - إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال الرئيس التنفيذي - المحافظة على سير العمل في مكتب الرئيس التنفيذي حتى في حال غيابه - إستقبال زوار الإدارة العليا - تنسيق جدول أوقات المقابلات الخاص بالرئيس التنفيذي - تحرير وطباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالإدارة العليا - حفظ وصيانة كافة الملفات الخاصة بمكتب الإدارة العليا بشكل يضمن سلامتها و سرعة إستدعائها - إستلام وتوجيه البريد الوارد باسم الإدارة العليا وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات - إستلام وتوجيه و إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإدارة العليا وفهرسة هذه الرسائل - تسجيل البريد الصادر من مكتب الإدارة العليا وفهرسة الفاكسات الصادرة - كتابة محاضر كافة الإجتماعات والجلسات والتي الرئيس التنفيذى طرفاً فيها - التحضير للإجتماعات الخاصة بالإدارة العليا أو الإجتماعات الدورية وتنسيق و إعداد كل الوثائق والمستندات التى تخص موضوع الإجتماع - مساعدة الإدارة العليا فى كافة الأعمال غير المدرجة فى هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصى - إستقبال وإجراء الإتصالات التليفونية الخاصة بمكتب الإدارة العليا و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين - تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات والأقسام الأخرى وعرضها على الرئيس التنفيذى ومتابعة قرار ات الرئيس التنفيذي - توجيه الدعوات للمشاركين في الإجتماعات التى يدعو لعقدها الرئيس التنفيذى وتسجيل ذلك على النماذج الخاصة - حجز تذاكر السفر والفنادق وبطاقات دخول المعارض الخاصة بالإدارة العليا وتنظيم رحلات العمل - تعليم وتوجيه أفراد السكرتارية المساعدين و الإرتقاء بمستواهم الوظيفى بما يؤهلهم لتحمل المسئولية بعد ترقيته وتقديم تقارير تقييم الأداء الخاصة بهم - كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال وما تم تأجيله مع بيان السبب ورفعه لمدير المكتب - كافة ما سبق ذكره يجب أن يتم طبقاً للإجراء الرسمى المعتمد للسكرتارية التنفيذية - السكرتير التنفيذى مسئول عن حفظ كافة سجلات نماذج الجودة الخاصة بإجراء السكرتارية التنفيذية وكافة أعماله تخضع للمراجعة الداخلية - وغير ذلك من المهام المتعلقة بالسكرتاريةخبرة كافية في نفس المجالمدى مبتدئ (خبرة اقل من سنة إلى 3 سنوات)
مميزات الوظيفة
- دوام كامل
شروط الوظيفة
- يشترط الخبرة في مجال العل