وصف الوظيفة
التفاصيل
سكرتير السكرتارية والمساندة الإدارية•متابعة البريد الصادر والوارد واستلامه بأوقاته الدقيقة، وفرزه بشكل مرتّب ومتناسق، تحديداً في حال كان البريد الوارد لعدّة أقسام أو البريد الوارد لعدّة أماكن رسمية أو غير رسمية. •عرض البريد اليومي على المدير الإداري للشركة، وتصوير الأوراق المهمة التي تحتاج لأكثر من نسخة لحفظها بشكل مرتّب وفي الملفات الخاصّة لسهولة الرجوع إليها عند الضرورة، فالحفظ بالطريقة الإدارية المطلوبة يسهّل العمل كثيراً في المستقبل. •استقبال المكالمات الهاتفيّة ومعرفة المتصلين لتحويلهم إلى الأماكن المعنيّة في المؤسسّة،إلى جانب تدوين الملاحظات اللازمة وأرقام الهواتف من المتّصل للرجوع إليه عند الحاجة، وعلى السكرتير هنا كتابة كل الملاحظات بدقّة متناهية لإبلاغها للمدير، كما على السكرتير إجراء المكالمات التي يحتاجها المدير . •إعداد وكتابة الخطابات والتقارير والكتب الرسميّة وطباعتها بمنتهى الدقّة، بالإضافة إلى تصميم الجداول الخاصّة بالعمل وتصويرها وحفظها للرجوع إليها مستقبلاً، وكتابة المذكّرات الإدارية الخاصّة بالموظفين والموجّهة من المدير إلى الأقسام الأخرى. •تنسيق الاجتماعات الداخليّة في الشركة مع إعداد غرفة وطاولة الاجتماعات وتنسيقها بشكل جيّد وتواجد الاجتماع لكتابة الملاحظات ومحضر الاجتماع، إلى جانب استقبال المدعوين على الاجتماع من خارج المؤسّسة، وبعد ذلك طباعة مَحضر الاجتماع جيّداً وتنسيقه بصفة رسميّة، ليوزّع فيما بعد على المشاركين في الاجتماع للتوقيع عليه. •تنسيق أوقات المدير وتسجيل معلومات الزوّار وعرضها على المدير ومناقشتها معه، ومن ثمّ إعداد المعلومات المطلوبة بشكل دقيق، وتنسيق الأوراق التي يحتاجها المدير أثناء زيارته أو أثناء ميعاده. •على السكرتير التنفيذي استقبال الزوّار، واتّخاذ كل الأمور المتعلقّة بالزيارات بعين الاعتبار، بالإضافة إلى استقبال الضيوف المهمين جداً من خارج البلد التي توجد فيها المؤسّسة. •عليه أن يقوم بتنسيق كافة السفريات التي يقوم بها المدير وكبار الموظفين في الشركة، وجمع كل المعلومات اللازمة والمتعلقة في السفريات وإعداد الملفّات التي يمكن استخدامها أثناء السفر، مع إخبار الجّهة المستضيفة للمدير عن ميعاد وصوله ومكان إقامته، مع حرصه على متابعة كافة الأمور االازمة لحين وصول المدير إلى البلد المُستضيف، وفي حال طرأ أي تغيير أو إلغاء للسّفر وجب عليه إخبار الأماكن المعنية بذلك. •تنظيم وتنسيق كافة الملفّات الإدارية، وإعداد المكان الخاص المناسب لحفظ المعلومات والملفات فيه، بالإضافة إلى فهرسة الملفات والكتب الإدارية والرسمية، والمذكّرات الداخلية وحفظها بشكل مرتّب، بالإضافة إلى إتلاف الملفات القديمة والكتب الإدارية ومذكّرات الذي مرّ عليها وقت طويل. •متابعة وتنسيق كافة الأعمال الإداريّة وتحديد الأمور التي يجب متابعتها، إلى جانب الاطلاع على ملفات المتابعة اليوميّة، وتطبيق الإجراءات اللازمة لحل المشكلات المتواجدة، وحفظ كافة المُتعلّقات التي تم استخدامها في الموضوع بشكل منسّق ومرتّب بملفات خاصّة. •التنسيق المناسب المتعلّق بالأمور التي يحتاجها المدير والموظفين في المؤسّسة ومتابعتها مثل أمور الصيانة، والأدوات، والقرطاسية النّاقصة، وإدارة صندوق النثريات المالية في الإدارة، واستلام الفواتير والتوقيع عليها وحفظها لتسليمها لقسم المحاسبة. •تصميم التقارير وإنشاء الجداول الإداريّة وذلك من خلال الاستعانة بتطبيقات الحاسوب، لذا كان من اللازم أن يتمتّع السكرتير التنفيذي بالمعرفة التامّة في إستخدام تطبيقات الحاسوب، مع ضرورة تصميم التقارير عن طريق استخدام هذه التطبيقات وإنشاء الجداول الإداريّة لاستخدامهاخبرة سابقةلديه الرغبة في العمل صباحاً أو مساءًخبرة ممتازة في الكمبيوترمدى متوسط (خبرة من 4 إلى 10 سنوات)
مميزات الوظيفة
- دوام كامل
شروط الوظيفة
- يشترط الخبرة في مجال العل